企業導入事例

導入事例：東葉アメニティ株式会社　様

作成時間は3分の1以下に！
写真の撮影や整理に関する悩みも完全解消！

Q　導入いただい第一印象はいかがでしたか？


第一印象はとにかくサクサク動く、直感的な操作ができるところで、触って５分もたたないうちに、これはすぐに有料版に申し込もうという話になりました。
今では定期清掃や特別清掃後の写真報告書作成に大活躍、本当に助かっています！
Q　これまでどのように報告書を作っていましたか？
これまでは、デジカメで写真を撮って、SDカードを使ってパソコンに移し、エクセルで指定書式のシートを開いて、とにかく貼り付ける作業を繰り返していました。エクセルのシートを開いて、写真の貼り付けをはじめるところまでいくのに毎回15分はかかっていましたね。
写真の整理だけでなく、データサイズ（容量）も問題になっていました。写真を20枚も貼り付けると報告書のデータが重くなってしまいます。そのため、いったんプリントアウトし、それをスキャンして小さいサイズのPDFデータを作成……。今考えればとても無駄な作業をしていました。

Q　 どのくらい短くなりましたか？

月々150枚の報告書を作るのに、撮影まで含めたトータルで、１人でやって３日間みっちりかかるレベルだったものが、今は１日もかかっていません。確実に３分の１以下になりました。
現場にはたいてい２名で行きますが、作業が終わって運転しないほうが移動中にスマホで打ち込みをして送信。受け取った事務スタッフがそれをプリントアウトすればおしまいという感じになっています。

Q　 時間短縮以外で導入メリットを感じたところはありますか？

２点あります。１つは写真の撮り忘れがなくなったこと。クラウドを使って報告書が共有できるので、他のスタッフが作った報告書のヌケを現場でチェックするなど、連携しやすくなりました。現場を出る前に、端末上ですべての枠に写真が収まっているかをチェック、これだけで撮り忘れが完全になくなりました。
もう1つが写真のアングルのチェックです。123Reporterであれば「前」の写真を端末に表示される報告書内で確認できるので、撮影時のアングルで悩む必要がなくなりました。

Ｑ　導入前には想定していなかった便利なところはありませんか？

写真枠を長押しすることで、端末のアルバム（ギャラリー）から写真を選ぶことができるんですが、この機能がすごく助かっています。今では職人さんが担当する外注の現場報告書も出先で、時間を選ばずに作ることができるようになりました。

Ｑ　最後に、同業者のみなさんに一言お願いします！

報告書作成がめちゃくちゃ楽になりましたよ！ 作業を終えてから事務所に戻り、報告書を作ることを、憂鬱に感じていました。その精神的負担がなくなったは本当にありがたいですね。うちと同じくらいのくらいの規模のビルメンなら、使わない理由がないくらい便利です。

導入事例：株式会社ファイヴエーカンパニー　様

報告業務が4割短縮！
専用スマホを購入しても十分に元が取れています！

Q　以前はどのような状況でしたか？

弊社はアルバイト・パートが多く、パソコンが上手く使えないスタッフも多くいます。報告書作成は現場から戻っての事務作業になりますが、勤務・残業時間が長くなってしまうことが問題でした。
また、これまでデジカメで現場の写真を撮っていましたが、それをまずパソコンに移さないといけない。パソコンが苦手だとケーブルをどこに刺すか、どのフォルダに入れるかなど、作業時間にも個人差がありました。
Q　導入されてみていかがでしたか？
月末の事務報告にこれまで８時間かかっていたものが５時間になりました。巡回清掃の現場は390件と多く、１人が１日に５～６件を回ります。私も報告書を作成しますが、主な作成は他のスタッフに任せており、それを月末に確認します。
私と同じく報告書をチェックする立場の同僚が複数人いて、個人差はありますが、時間は半減しましたね。ミスがあった場合の修正も私の仕事なのですが、導入後、修正作業はほとんどなくなりましたね。

Q　 専用スマホを購入されたとか？

使ってみた感触が非常に良かったのでエンタープライズ版を20アカウント契約し、123Reporter専用端末としてiPhone20台を用意する、本格導入となりました。
端末ごとに使用するアカウントを決めており、各自が外出時に持ち出します。現在、定期清掃と巡回清掃の写真報告書に123Reporterを使用しているのですが、定期清掃の部隊に車が８台、巡回清掃の部隊にバイクが12台あるため、計20のアカウントが必要になりました。
Q　時間短縮以外でよかった点はありますか？
過去、データ移動の際に誤って写真を消してしまうこともありましたが、123Reporterは撮影した写真がサーバにバックアップされる点もいいですね。
また、写真が消えたり、撮れていなかったりする場合、その日のうちに再撮影に行かなければいけないので大変でした。いまは撮った写真がその場ですぐに報告書へ反映されるので、入れ違いといったミスもほとんど発生しなくなりました。
Q　月額1,500円という費用感はいかがでしょうか？
利用費と残業代のコスト計算をしていますが、以前よりも絶対的に下がっています。導入から３、４か月と慣れるに従って、残業時間が少なくなる効果がてきめんに出てきました。元が取れるのはもちろん、労働時間を短くするという、当初の目的も十分達成できたと言えます。

Q　オリジナル書式の使いごこちはいかがですか？

弊社のお客様提出用書式には必ず表紙が付きます。表紙には物件番号が入るもの、入らないものがあるので、「初期値登録」（囲み参照）というものを提案され、採用しました。
当初はプルダウンで選択するやり方を考えていましたが、内容の変更があるたびに書式の修正が必要とのことでしたので、管理画面上で追加・変更ができる初期値登録にすることを決めました。

Ｑ　最後に、同業者のみなさんに一言お願いします！

私たちの仕事は労働集約型で、いろいろな方がいらっしゃいます。シンプルなことは強みであり、この業界にマッチした素晴らしいアプリだと感じました。

導入事例：株式会社サン・クリーンサービス　様

報告書の“翌日提出”で、
お客様との情報共有がスムーズになりました！

Ｑ　従来はどのような形で報告書を作成していましたか？

従来は清掃作業後、現場責任者が写真などの材料をオフィスに持ち帰り、パソコンを使って報告書を作成していました。清掃スタッフは現場で最高のパフォーマンスで仕事をしていますので、そのあとに事務所で作業があると、どうしても疲れてしまいます。また、報告書の提出タイミングは現場責任者任せのため、担当者によっては提出が遅れてしまうケースもありました。

Ｑ　導入後、業務はどのように変わりましたか？

まず現場で報告業務を完結できるようになったので、現場スタッフの負担が大幅に減りました。また、すぐに報告書が届くので、報告業務のスピード感が向上しました。
現在は報告書を作業翌日の朝にお客様に提出できるようになりました。お客様はもしかしたらそこまでのスピード感を求めていないかもしれませんが、弊社としては業務をきちんと行うことで、信頼につながればよいと考えています。

Ｑ　業務スピードの向上でどんなメリットがありましたか？

弊社は拠点が４箇所あり、本社と営業所が離れているので、現場の状況が本社ではすぐに把握できないというケースがありました。それが「123Reporter」なら、本社にもすぐに報告書が届くので、情報共有がスムーズ行えるようになりました。
ほかにも、「123Reporter」導入でほかの拠点の業務報告書も共有されるようになったので、各営業所が切磋琢磨するようになったりと、さまざまなメリットがあります。

Ｑ　オリジナル書式の使い勝手はいかがですか？

「123Reporter」を導入後、「こんな書式を作れるのではないか」というアイデアが社内で出て、オリジナル書式を作ることになりました。最近作ったオリジナル書式は、日常清掃用で社員巡回時にスタッフや店舗様側の声を吸い上げ、本社担当者様とリアルタイムで共有するというアイデアです。普段現場に行けない本社担当者様にも好評をいただいております。

Q　導入の際に苦労したところはありますか？

アプリを自社スタッフに使いこなしてもらうために、勉強会を行ったことでしょうか。ですが、アプリ自体はシンプルですので、実際に使うようになると導入はスムーズです。今は自社の全拠点の説明が終わったので、協力会社様にも広めています。
最初はベーシック版を使っていたのですが、エンタープライズ版はサーバへの保存機能があるのと、web管理画面によって、ユーザ情報やメール送付先、現場や書式の管理ができる点が便利でしたので、エンタープライズ版に切り替えました。

Ｑ　最後に、同業者のみなさんに一言お願いします！

どのようなシステムも、慣れるまでに時間と根気が要るものですが、「123Reporter」はシンプルなアプリなので、導入しやすいと思います。また、弊社のように使っていくなかで、通常の報告業務以外の活用法が見つかることもあります。弊社はこれからも「123レポーター」を使い倒していきます。

導入事例：ダイケイスクエア株式会社　様

昼夜の業務にフル活用！
現場がどんなに増えても報告業務はとてもスムーズ！

Ｑ　従来の報告書作成業務はどの程度大変でしたか？

デジカメで撮った写真のデータを会社のパソコンに移す作業が大変でした。現場作業後に会社まで戻る必要がありますし、デジカメ内の写真をパソコンに移してフォルダに整理するのも面倒でした。事務スタッフも膨大な写真のなかから使うものを選ぶ必要があるので、とても手間がかかります。　
そんな状況でしたので、現場が増えていくにつれ、事務スタッフの作業がパンクしてしまったんです。月末に提出する報告書があるのですが、その作業が間に合わず、私を含む現場責任者が残業でフォローしていましたが、それでも提出が遅くなってしまうこともありました。

Ｑ　導入後、業務はどのように変わりましたか？

写真が所定の枠に収まった報告書が現場から直接会社のパソコンに届くので、事務スタッフが写真を貼り
付ける手間がなくなりました。作業時間は大幅に短くなり、導入前と比較して30～40％短縮されています。特に、定期清掃のような作業前・中・後の写真を撮るタイプの報告書は写真の点数が多くなるので、以前は作るのに30分はかかっていました。「123Reporter」導入後は10分程度で作れるようになりましたので、50％以上の時間短縮になっています。
月末の報告書もスムーズに提出できるようになりました。また、現場の責任者側も、わざわざ会社に戻ってデジカメの写真をパソコンに移す作業がなくなったので、作業後の残業が減りました。

Ｑ　時間短縮のほかにどんなメリットがありましたか？

以前は写真の抜け漏れがありましたが、「123Reporter」の導入でそういったミスもなくなりました。また、店舗清掃の報告書は写真点数が多く、以前は清掃前の写真を見返すには逐一デジカメ内のデータをチェックしていましたが、「123Reporter」なら作業前の写真がアプリの入力画面に表示されているので、そういった手間がなくなりました。

Ｑ　オリジナル書式はいかがですか？

店舗清掃の書式は作業月ごとに撮影箇所が決まっているので、以前はプリントした指示書を現場に持ち込んで確認していました。オリジナル書式導入後は、月ごとの撮影箇所がアプリの入力画面に表示されるので指示書が不要になり、とても便利になりました。また、高齢の担当者でも使いやすくするために、入力画面内に表示されている文字を全体的に大きくしてもらっています。

Ｑ　アプリの運用を進めるのに、どのような苦労がありましたか？

従来のデジカメを使った報告書作成に慣れてしまっているスタッフは、これまでの業務方法を変えることに抵抗を持っており、説得するのにかなり苦労しました。しかし、実際にアプリを使ってもらえれば便利だと納得してくれるので、そうなれば後の説明はスムーズでした。

Ｑ　最後に、同業者のみなさんに一言お願いします！

「123Reporter」を導入することで、写真付き報告業務の作成時間を３割以上軽減できます。オリジナル書式も思った以上に安く、導入しやすいです。写真付き報告書を使うなら、自信を持っておすすめします。

導入事例：株式会社アピア　様

めっちゃ便利で感動の嵐！
波及効果もたくさんあって、もう手放せない！

Ｑ　導入のきっかけを教えてください！

現場作業を行っているクルーたちには、パソコンを操作する機会がほとんどなく、デスクトップ画面に写真がランダムに放置されたり、報告書の提出が遅くなることもしばしばでした。また、容量の大きい写真を何枚も貼り付けてしまって重くなった文書がパソコンの起動を遅くしたり、逆に圧縮し過ぎて画像が荒れ、提出には耐えられなくなったりと、そんな状態が続いていました。
加えて、夜間作業の報告書となると、帰社後、使用した資機材を片付け、最終ミーティングを行ってからとりかかるため、業務量、労働時間ともに増加の一途となりました。

Ｑ　改善のために専属の事務員を採用されたとか？

問題解決のため、専属の事務員を採用しました。ところが、現場に出ていない事務員では、これがワックスを塗布した床なのか、セラミックなのか、場所はどこなのかなどもまったくわかりません。セラミック床なのに「ワックス仕上げ」と記載するなど、ちんぷんかんな報告書が出来上がる始末でした。
わからないことがあると、夜間作業に入っていたクルーが昼間、寝ている時間に電話で起こして聞くこともあり、双方ともストレスがたまるばかり。まさに地獄絵図でしたね。

Ｑ　そんなとき「123Reporter」の体験版をお使いになったのですね？

正直言って、体験版をインストールして使ってみるまでは、まったく期待していませんでした。ところが、使ってみると、スマホで写真撮影できる人ならだれでも操作できますし、タップするだけで入力画面が起動しますし、とても使いやすいと思いました。

Ｑ　ほかにどんなところが便利だと感じましたか？

スマホに搭載されている音声認識機能を使って、現場名、日時、作業内容、コメントなどを書きこんでみたのですが、思った以上に違和感なく入力できました。
また、作業前、作業中、作業後と、時間をおいて撮影する必要がありますが、再起動すれば作業前の写真が画面に出ているので、そのまま同じ場面を撮影することができます。ボケていたり、ズレていたりしても、何度でも撮り直しできます。なにより、撮影のし忘れがなくなりました。後日、再撮影に走る必要もない、これは大きな効果です。

Ｑ　報告書の送信状況についてはいかがでしたか？

ボタンひとつで事務所のパソコンにＥｘｃｅｌ形式のまま届きます。翌日私が確認し、ＯＫなら事務員に指示してお客様に送信します。本当に、いままでの苦労は何だったのだろうかと感動しましたね。間違った報告書もなくなりましたし、写真の解像度も十分でクリアに印刷されます。

Ｑ　実際に使った作業者の評価をお聞かせください！

このアプリを使えば、その場で報告書が作成できますし、現場で作成できないときでも帰りの車の中で短時間で作成できるので、事務所に帰ってからの作成業務がなくなり、大変ありがたいと話しています。

Ｑ　最後に、同業者のみなさんに一言お願いします！

「123Reporter」は、現場仕事を持つ人にとって、まさにインフラそのものです。スマホを持っていても、これまではその機能のごく一部しか活用できていなかった。そのことがよくわかりますよ（笑）。